Zulnas.com, Batubara — Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Batubara Ilyas Sitorus mulai menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam konsep melayani berbagai keperluan dunia pendidikan di Batubara. Melalui konsep pendekatan pelayanan profesional, Disdik Batubara kedepan akan memberlakukan SOP guna mengoptimalkan pelayanan ke publik.
Hal tersebut disampaikan Kadisdik Batubara Ilyas Sitorus kepada zulnas.com melalui via WhatsApp, Kamis (20/5/2021).
Ilyas menjelaskan, Disdik Batubara telah menggelar sosialisasi kepada jajarannya saat memimpin Focus Group Discussion (FGD) bersama pejabat dan jajaran Disdik Batubara serta pemerhati pendidikan dan layanan publik bertempat di Aula Disdik Batubara Perupuk Kamis siang, 20 Mei 2021.
Dalam kegiatan itu, kata Ilyas, Dinas Pendidikan sebagai salah satu OPD dilingkungan Pemerintah Kabupaten Batubara membahas serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan petugas yang berperan dalam kegiatan dimaksud.
Dengan demikian, tata cara atau sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir, itulah yang disebut SOP. Urainya.
Mantan pejabat Biro Protokoler Propinsi Sumatera Utara itu menerangkan, dalam FGD itu membahas SOP atau Standar Operasional Prosedur yang merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran termasuk bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan siapa yang berperan melakukan kegiatan dimaksud.
Detailnya, adalah SOP tersebut mulai urutan langkah-langkah dalam pelaksanaan pekerjaan. Kesemua ini adalah untuk mendorong Kepatuhan pemerintah daerah khususnya OPD/Dinas dalam menyusun, menetapkan dan mempublikasi standar pelayanan publik, sebagai acuan dalam penyelenggaraan pelayanan publik, tegas Ncekli safaan akrab Kadisdik Batubara ini.
Untuk mendukung itu, Ilyas mengharapkan dukungan dari semua pihak agar layanan ini dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Karena ULA ( Unit Layanan ) ini akan melayani kebutuhan tamu atau masyarakat yang membutuhkan pelayanan yang berkaitan dengan pendidikan. Nantinya tamu akan menanti diruang yang telah disiapkan dan pejabat atau petugas yang berkaitan dengan urusan dimaksud akan langsung membantunya.
Selanjutnya, Kadisdik menyampaikan bahwa tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang – ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi, sehingga konsistensi dalam kinerja sekaligus sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor/pengawas serta menghindari dan mengurangi konflik, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
Dengan kata lain, tujuan SOP ini adalah merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan dan lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. Disamping hal tersebut, SOP akan menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan bila terjadi suatu kesalahan administratif, SOP ini akan bisa memberikan perlindungan bagi organisasi dan petugas, pungkas Ilyas.
Sedangkan fungsi SOP adalah memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja, sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan, mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak, mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja dan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin, tambah Ilyas.
Dengan demikian SOP akan bermanfaat sebagai penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi / instansi pemerintah secara keseluruhan.
SOP ini juga akan membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi pimpinan, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
“prinsipnya bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip kemudahan, kejelasan, efisiensi, efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum. Oleh karenanya SOP harus konsisten, komitmen, perbaikan yang berkelanjutan, mengikat dan seluruh unsur harus memiliki peran penting serta mengikat dan terdokumentasikan dengan baik,” tutur Kadis yang selalu akrab dengan awak media ini. ***Ril